BJT — Email công việc & lễ nghi công sở

01

Cấu trúc một email công việc

Email tiếng Nhật đi theo trình tự cố định 6 phần. Dưới đây là khung mẫu — phần tô màu là chỗ thay theo tình huống.

件名: 【お見積もりのお願い】新システム導入の件

① 宛名株式会社さくら商事　営業部　田中様 ② 挨拶いつも大変お世話になっております。 ③ 名乗りトゥールー商会のルーと申します。 ④ 用件このたび、新システム導入を検討しており、お見積もりをお願いしたく、ご連絡いたしました。つきましては、添付の仕様書をご確認のうえ、今月末までにご回答いただけますと幸いです。 ⑤ 結びお忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 ⑥ 署名────────── トゥールー商会　ルー・ミン・チー TEL: 03-xxxx-xxxx / mail@example.com ──────────

Dịch: Tiêu đề ghi rõ việc trong 【】. ① Tên người nhận (công ty → phòng ban → tên + 様). ② Câu chào "luôn được anh/chị quan tâm". ③ Tự giới thiệu "tôi là Lu bên...". ④ Vào việc: "muốn xin báo giá nên liên hệ; mong phản hồi trước cuối tháng". ⑤ Câu kết lịch sự. ⑥ Chữ ký.

Nguyên tắc vàng: 件名 phải nói rõ việc (đừng để trống hay "こんにちは"); luôn 名乗り (xưng tên + công ty) ngay đầu; một email = một việc chính; xuống dòng ngắn cho dễ đọc.

02

Mẫu câu theo mục đích

Những "viên gạch" lắp vào phần ④ 用件 và ⑤ 結び tuỳ tình huống.

依頼 · Nhờ việc

〜していただけますでしょうか。

"Anh/chị có thể... giúp được không ạ?" — cách nhờ lịch sự nhất.

依頼 · Nhờ việc

お手数ですが、ご確認のほどお願いいたします。

"Phiền anh/chị kiểm tra giúp." (có クッション言葉)

お礼 · Cảm ơn

早速ご返信いただき、ありがとうございます。

"Cảm ơn anh/chị đã hồi đáp nhanh."

お詫び · Xin lỗi

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

"Thành thật xin lỗi vì đã gây phiền."

報告 · Báo cáo

表記の件、下記のとおりご報告いたします。

"Về việc nêu trên, tôi xin báo cáo như sau."

日程調整 · Sắp lịch

ご都合のよい日時をいくつかお知らせください。

"Xin cho biết vài khung giờ anh/chị tiện."

断り · Từ chối

あいにくですが、今回は見送らせていただきます。

"Rất tiếc, lần này chúng tôi xin phép từ chối." (mềm mỏng)

結び · Kết thư

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

"Mong tiếp tục được hợp tác."

03

Email mẫu hoàn chỉnh

Hai tình huống hay gặp: xin lùi hạn và xin lỗi vì sai sót.

Mẫu A · 日程変更のお願い (xin đổi lịch)

山田部長お疲れさまです。ルーです。明日10時のお打ち合わせの件でご連絡いたしました。大変申し訳ございませんが、急な来客対応が入り、お時間を14時以降に変更していただくことは可能でしょうか。ご無理を申し上げ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

Dịch ý: Chào trưởng phòng Yamada → xưng tên → "về buổi họp 10h mai, rất xin lỗi nhưng có khách đột xuất, anh có thể đổi sang sau 14h được không?" → "ngại quá khi làm phiền, mong anh cân nhắc". Lưu ý dùng 「申し上げ」「恐縮」 để hạ mình.

Mẫu B · お詫び (xin lỗi vì gửi nhầm file)

株式会社さくら商事　田中様いつもお世話になっております。トゥールー商会のルーです。先ほどお送りしたメールにつきまして、添付ファイルに誤りがございました。正しいファイルを改めて添付いたします。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。お手数ですが、先ほどのファイルは破棄いただけますようお願い申し上げます。

Dịch ý: "File đính kèm vừa gửi bị sai, tôi gửi lại file đúng. Thành thật xin lỗi vì đã gây phiền. Phiền anh huỷ giúp file lúc nãy." Cấu trúc xin lỗi chuẩn: nêu lỗi → khắc phục → xin lỗi → đề nghị xử lý.

04

Bảng kính ngữ 3 loại

Cùng một động từ, đổi dạng tuỳ chủ thể: 尊敬語 cho hành động của người trên/khách; 謙譲語 cho hành động của mình.

Nghĩa	Thường (丁寧)	Tôn kính 尊敬語 (người khác)	Khiêm nhường 謙譲語 (mình)
nói	言います	おっしゃる	申す / 申し上げる
đi / đến	行きます・来ます	いらっしゃる / お見えになる	伺う / 参る
có mặt	います	いらっしゃる	おる
làm	します	なさる	いたす
xem	見ます	ご覧になる	拝見する
ăn / uống	食べます	召し上がる	いただく
biết	知っています	ご存じだ	存じております
nghe / hỏi	聞きます	お聞きになる	伺う / 拝聴する

Bẫy hay gặp: nhị trùng kính ngữ (二重敬語) như 「お召し上がりになられる」 là sai. Mỗi động từ chỉ kính ngữ một lần: 「召し上がる」 là đủ.

05

Kính ngữ 5 loại (chuẩn 敬語の指針)

Hệ 3 loại học ở trường được Hội đồng Văn hoá Nhật (文化審議会, 2007) chuẩn hoá thành 5 loại — phân biệt tinh hơn, đúng trọng tâm phần 表現読解 của BJT. Thực chất là tách 謙譲語 → Ⅰ/Ⅱ và 丁寧語 → 丁寧語/美化語.

Loại	Vai trò	Ví dụ
① 尊敬語 Tôn kính	Nâng hành động / vật của người được kính	いらっしゃる・おっしゃる・召し上がる・お名前
② 謙譲語Ⅰ Khiêm nhường I	Hạ hành động của mình hướng tới người được kính	伺う・拝見する・差し上げる・お届けする
③ 謙譲語Ⅱ (丁重語) Trịnh trọng	Nói khiêm tốn với người nghe, không có đối tượng kính cụ thể	参る・申す・おる・いたす・〜でございます
④ 丁寧語 Lịch sự	Lịch sự cơ bản với người nghe	です・ます・ございます
⑤ 美化語 Mỹ hoá	Làm đẹp lời nói, không nhằm nâng/hạ ai	お酒・お料理・ご飯

Bẫy kinh điển BJT — 伺う vs 参る: cùng nghĩa "đi/đến" nhưng 伺う là 謙譲語Ⅰ (hướng tới NGƯỜI trên cụ thể), còn 参る là 謙譲語Ⅱ (chỉ trịnh trọng với người nghe). Đúng: 「明日、御社へ伺います」 (đến chỗ NGÀI) · 「まもなく電車が参ります」 (tàu sắp đến — không có ai để kính). Nguồn: 文化審議会答申「敬語の指針」.

06

Lễ nghi công sở (ビジネスマナー)

報連相 (ほうれんそう): nguyên tắc cốt lõi nơi công sở Nhật — 報告 (báo cáo kết quả), 連絡 (thông báo cho người liên quan), 相談 (xin ý kiến khi gặp khó). Làm tốt 3 việc này được đánh giá cao hơn cả năng lực cá nhân.

クッション言葉 (lời đệm): đặt trước câu nhờ/từ chối để mềm hoá — 恐れ入りますが / お手数をおかけしますが / 差し支えなければ / あいにくですが / よろしければ.

Điện thoại: bắt máy trong 3 hồi chuông; xưng công ty + tên ngay; 「少々お待ちください」 khi giữ máy; nhắc lại (復唱) thông tin quan trọng; người gọi gác máy trước.

名刺交換 (đổi danh thiếp): người cấp dưới / bên bán đưa trước; đưa và nhận bằng hai tay; nhận xong đặt lên bàn họp, không nhét túi ngay; không viết lên danh thiếp trước mặt khách.

Cúi chào (お辞儀): 会釈 ~15° (chào nhẹ qua lại) · 敬礼 ~30° (chào khách/cấp trên) · 最敬礼 ~45° (xin lỗi / cảm ơn trang trọng).

07

Lỗi người Việt hay mắc

Tình huống	✗ Tránh nói	✓ Nên nói
Nhận lệnh từ cấp trên	了解しました	承知しました / かしこまりました
Chào đồng nghiệp/cấp trên	ご苦労さまです	お疲れさまです
Đồng tình với cấp trên	なるほどですね	おっしゃるとおりです
Mở đầu email đối tác	お世話様です	お世話になっております
Đáp khi được khen	とんでもございません	恐れ入ります / 恐縮です
Trả lời mơ hồ "được/ổn"	大丈夫です (一語のみ)	はい、問題ございません / いいえ、結構です

Vì sao: 了解 và ご苦労 mang sắc thái "bề trên nói với bề dưới", nên dùng ngược lên cấp trên là thất lễ. 大丈夫です một mình thì người Nhật không rõ bạn đồng ý hay từ chối — hãy nói rõ はい/いいえ.